در این پروژه، تمرکز اصلی بر این بود که پیش از رسیدن کالا به گمرک، تمام مقدمات لازم برای ترخیص آماده شود تا محموله پس از ورود، با کمترین تاخیر ممکن از مسیر تشریفات گمرکی عبور کند. این رویکرد به‌ویژه برای واردکنندگانی اهمیت دارد که زمان تحویل کالا برای آن‌ها نقش مهمی در تعهدات فروش، تولید یا توزیع دارد.

در ابتدای کار، تمامی اسناد مربوط به خرید، حمل و ثبت اطلاعات کالا مورد بررسی قرار گرفت. شرح کالا، تعداد، وزن، اطلاعات طرفین، شرایط حمل، کد تعرفه و مدارک تکمیلی به‌صورت دقیق کنترل شد تا پیش از ورود کالا، هرگونه نقص یا مغایرت احتمالی شناسایی شود. همچنین هماهنگی‌های لازم برای پیشبرد مراحل بعدی، از جمله برنامه‌ریزی اظهار و پیگیری امور اجرایی، از قبل انجام شد.

مزیت اصلی این مدل مدیریت پرونده در آن است که واردکننده منتظر رسیدن کالا نمی‌ماند تا تازه فرآیند بررسی اسناد و تکمیل مدارک را آغاز کند. همین موضوع می‌تواند زمان توقف کالا را به‌شدت کاهش دهد و از شکل‌گیری هزینه‌هایی مانند انبارداری و دموراژ جلوگیری کند. در این پروژه نیز با اتکا به همین رویکرد، فرآیند ترخیص با سرعت و نظم بیشتری پیش رفت.

در نهایت، کالا در مدت‌زمان مناسب‌تری وارد چرخه تحویل شد و ریسک تاخیرهای غیرضروری به حداقل رسید. این پروژه نمونه‌ای روشن از این واقعیت است که آمادگی قبل از ورود کالا، یکی از مهم‌ترین عوامل موفقیت در واردات است. در ترخیص ایران، ما اعتقاد داریم که ترخیص موفق از زمانی شروع می‌شود که هنوز محموله به مقصد نرسیده است.